Afortunadamente, muchos de nosotros usamos Excel en nuestras organizaciones comerciales. En cualquier organización empresarial, usamos Excel para organizar los datos según las necesidades y crear bases de datos para el futuro. Además, una cosa interesante es que podemos hacer facturas muy fácilmente en Excel. Sin embargo, he usado Microsoft Office 365 con fines de demostración y puede usar otras versiones según sus preferencias. En este artículo, le mostraré un procedimiento paso a paso para crear un factura en Sobresalir con un base de datos. Por lo tanto, lea el artículo para obtener más información y obtener plantillas gratuitas.
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Procedimiento paso a paso para crear una factura en Excel con base de datos
En este artículo, discutiré cómo crear una factura en Excel con una base de datos. Primero, haga un borrador de la factura para asegurarse de qué información desea ver en la factura y cómo se verá la factura. Sin embargo, la factura contendrá la Número de factura, Fecha, IDENTIFICACIÓN, nombre del producto, Precio, Unidades, Total parcial, etc, en el papel de Factura. Sin embargo, gradualmente avanzaré y usaré fórmulas de Excel para hacer un sistema automático para esto. En el Producto sección, seleccionaré manualmente IDENTIFICACIÓN y dar Unidades, y quiero obtener el resto del cálculo automáticamente.
Paso 1: Crear base de datos
Lo primero es lo primero, primero necesitamos una base de datos para nuestros productos. Aquí hay una base de datos de muestra que estamos tomando para la demostración.
Nuevamente, la lista contiene una serie de ID para diferentes productos, junto con los nombres de los productos y los precios de cada unidad.
Paso 2: Formulario de plantilla de factura
A continuación, vamos a hacer la plantilla de factura central. Con esto en mente, hemos seleccionado la siguiente plantilla con estos encabezados para nuestra plantilla de factura.
- Además de eso, necesitaremos dedicar celdas para pedidos totales con cálculos de impuestos.
- Mantengamos algunos espacios para la creación de plantillas y agréguelos debajo de la factura.
Tenga en cuenta que siempre puede crear nuevas filas entre ellas en Excel, por lo que no tiene que preocuparse por eso al crear esta plantilla de factura desde la base de datos.
Paso 3: Ingrese datos para crear una factura desde la base de datos
En este punto, siempre podemos insertar datos manualmente dentro de la plantilla. Pero el punto principal es automatizar el proceso tanto como sea posible desde la base de datos cuando creamos esta plantilla de factura en particular con la base de datos en Excel.
- Para hacer eso, primero seleccione la celda C6 y escribe la siguiente fórmula en él.
=IF(ISBLANK(B6),"",VLOOKUP(B6,Database!$B$5:$D$14,2,FALSE))
- Ahora seleccione la celda D6 e inserte la siguiente fórmula en él.
=IF(ISBLANK(B6),"",VLOOKUP(B6,Database!$B$5:$D$14,3,FALSE))
🔎 Desglose de la fórmula
- En primer lugar, BUSCARV(B6,Base de datos!$B$5:$D$14,2,FALSO) busca B6 en el rango B5:D14 en la hoja “Base de datos” y muestra la salida de la 2do columna del rango donde ocurre la coincidencia exacta.
- En segundo lugar, ESEN BLANCO(B6) es una función que comprueba si la celda B6 está en blanco o no y devuelve un valor booleano.
- Finalmente, SI (ESTÁ EN BLANCO (B6), “”, BUSCARV (B6, Base de datos! $ B $ 5: $ D $ 14,2, FALSO)) comprueba si el ESTÁ EN BLANCO función devuelve CIERTO O no. Si lo hace, devuelve una cadena vacía. De lo contrario, se procede con el BUSCARV parte de la fórmula.
- Ahora, para probar los valores y verificar si las fórmulas funcionan o no, insertemos un valor en la celda B6 hacer coincidir una identificación de la base de datos.
Como podemos ver, la parte de entrada funciona correctamente.
Paso 4: Realice el cálculo necesario
A continuación, debemos automatizar los cálculos de subtotales y los cálculos de pedidos totales mientras creamos esta plantilla de factura con la base de datos en Excel.
- Inicialmente, para automatizar los cálculos en la columna “Subtotal”, seleccione la celda F6 y escribe la siguiente fórmula.
=IF(ISBLANK(B6),"",D6*E6)
- Ahora, seleccione el rango C6:F6 y arrastre el controlador de relleno hacia abajo para replicar estas fórmulas para el resto de las celdas.
- A continuación, seleccione la celda F13 y escribe la siguiente fórmula en él.
- para celular F14escribe la siguiente fórmula.
- Finalmente, inserte la siguiente fórmula en la celda F15 para el cálculo del “Total general”.
En este punto, podemos decir que nuestra plantilla de factura está completa. Probemos esto después de insertar una unidad de muestra para nuestro primer producto.
Como podemos ver, la plantilla funciona según lo previsto.
Paso 5: Salida final
Ahora completemos la plantilla con ID de producto en el campo “IDENTIFICACIÓN” columna y sus unidades ordenadas. Esto es lo que parece, finalmente.
Por lo tanto, la creación de la factura con la base de datos en Excel ahora está completa.
Conclusión
Estos son todos los pasos que puedes seguir para crear una factura en Excel con una base de datos. En general, en términos de trabajar con el tiempo, lo necesitamos para varios propósitos. He mostrado múltiples métodos con sus respectivos ejemplos, pero puede haber muchas otras iteraciones dependiendo de numerosas situaciones. Con suerte, ahora puede crear fácilmente los ajustes necesarios. Espero sinceramente que hayas aprendido algo y disfrutado de esta guía. Háganos saber en la sección de comentarios a continuación si tiene alguna consulta o recomendación.
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