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¿Cómo ordenar por longitud en Excel? ¡Fórmulas fáciles!

Excel le permite ordenar su conjunto de datos según valores numéricos, valores de texto, fechas y colores en la celda.

Sin embargo, no hay una funcionalidad incorporada en Excel para ordenar las celdas según la longitud del texto en las celdas.

En una de mis sesiones de capacitación de Excel, me preguntaron si es posible “ordenar por la longitud del texto en las celdas de Excel o no”.

Podría encontrar dos métodos simples para hacer esto (podría haber más, estoy seguro).

En este tutorial, voy a compartir estos dos métodos simples que puede usar para ordenar por la longitud en Excel.

Ordenar por longitud usando la función LEN + Funcionalidad de ordenación

A continuación, tengo un conjunto de datos donde tengo los nombres de algunas personas en la columna A, y quiero ordenar este conjunto de datos según la longitud del nombre en la celda.

Conjunto de datos de nombres

Entonces, quiero que el nombre más corto esté en la parte superior y el más largo en la parte inferior.

En este método, le mostraré cómo hacer esto usando la columna de ayuda junto con la funcionalidad de clasificación incorporada en Excel.

La lógica aquí sería simple, primero averigüe la longitud del nombre en cada celda en la columna de ayuda y luego use esa columna de ayuda para ordenar los datos.

A continuación se muestran los pasos para hacer esto:

  1. Ingrese el texto ‘Ayudante’ en la celda B1. Esto se convertirá en el encabezado de columna para la columna auxiliar.
  2. En la celda B2, ingrese la siguiente fórmula:
=LEN(A2)
Fórmula LEN
  1. Aplique la fórmula para todas las demás celdas de la columna B. Puede hacerlo seleccionando la celda que ya tiene la fórmula (B2), colocando el cursor en el controlador de relleno y, cuando se convierte en el ícono más, haciendo doble clic en eso. O simplemente puede copiar y pegar la celda que tiene la fórmula para llenar las otras celdas restantes
Aplicar fórmula a toda la columna
  1. Seleccione todo el conjunto de datos, incluida la columna auxiliar y los encabezados.
Seleccionar todo el conjunto de datos
  1. Haga clic en la pestaña ‘Datos’ en la cinta
  2. Haga clic en el icono ‘Ordenar’. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar
Haga clic en el icono Ordenar
  1. En el cuadro de diálogo Ordenar, marque la opción ‘Mis datos tienen encabezados’
Comprobar Mis datos tienen encabezados
  1. Haga clic en el menú desplegable ‘Ordenar por’ y seleccione la opción ‘Ayudante’. Hacer esto asegurará que la columna auxiliar se use para ordenar los datos
Seleccione la columna Ayudante
  1. Seleccione el orden de clasificación (iré con el más pequeño al más grande aquí)
Seleccionar de menor a mayor
  1. Haga clic en Aceptar

Los pasos anteriores ordenarían instantáneamente los datos según la longitud del nombre en cada celda de la columna A.

Conjunto de datos final con nombres ordenados

Una vez que haya terminado con la clasificación, puede eliminar la columna auxiliar.

Consejo profesional: En caso de que también necesite conservar los datos originales, es mejor crear una copia de seguridad del conjunto de datos

Nota: He usado la función LEN para averiguar el número total de caracteres en cada celda. En caso de que las celdas tengan espacios iniciales, finales o dobles entre los nombres, estos también se contarán. Esto puede generar resultados de clasificación inesperados, así que asegúrese de eliminar los espacios adicionales.

Ordenar por longitud con la fórmula SORTBY (nueva función en Office 365)

Si usa la nueva versión de Excel (que viene con la suscripción a Microsoft 365), tendrá acceso a funciones de clasificación adicionales que facilitan la clasificación según la longitud del texto.

A continuación, tengo el mismo conjunto de datos donde tengo los nombres en la columna A y quiero ordenar estos datos según la longitud del nombre.

Conjunto de datos de nombres

Aquí está la fórmula que hará esto por mí:

=SORTBY(A2:A11,LEN(A2:A11),1)

Ingrese la fórmula anterior en la celda donde desea obtener el resultado. Dado que se trata de una fórmula de matriz, el resultado se extendería y mostraría el resultado en las celdas debajo de aquella donde se ingresó la fórmula.

Función SORTBY para ordenar por longitud en Excel

En este ejemplo, ingresé esta fórmula en la celda B2.

Ahora, déjame explicarte rápidamente cómo funciona esta fórmula.

En la función ORDENAR anterior, he usado tres argumentos:

  • La matriz que necesita ser ordenada – estos serían los nombres en la columna A que deben ordenarse según la longitud del nombre
  • La matriz en función de la cual necesita ordenar la primera matriz – este es el criterio basado en el cual necesitamos ordenar el conjunto de datos de nombres. Como quiero ordenar esto según la longitud del nombre, he usado la función LEN para calcular primero la longitud del nombre en cada celda y luego usarla como criterio para ordenar los datos del nombre.
  • Orden de clasificación – He usado 1 aquí porque quiero que la clasificación se realice en orden ascendente

Además, aquí hay algunas cosas importantes que debe saber al usar esta fórmula para ordenar según la longitud del texto:

  • Dado que este es el resultado de una fórmula de matriz, no podrá cambiar ni eliminar ninguna celda que tenga el resultado de la fórmula. Puede eliminar el resultado completo, pero no puede editar ni eliminar elementos específicos de la matriz resultante.
  • Cuando ingresa la fórmula ORDENAR y presiona Intro, el resultado de la fórmula se extiende a las celdas debajo de aquella donde ingresó la fórmula. Si alguna de las celdas (que se supone que debe estar llena con la matriz resultante) ya tiene algo, la fórmula le dará el error DERRAME. Para corregir este error tendrás que asegurarte de que las celdas estén vacías para que puedan ser ocupadas por el resultado de la fórmula ORDENAR

Así que estas son dos formas simples que puede usar para rápidamente ordenar según la longitud del texto en las celdas en Excel.

Si está usando una versión anterior de Excel, puede usar la función LEN junto con la funcionalidad de clasificación, y si está usando las versiones más nuevas de Excel y tiene acceso a la función ORDENAR, puede hacerlo con un solo fórmula.

Estoy seguro de que también puede hacer esto usando VBA o Power Query, pero quería mantenerlo simple y mostrarle los dos métodos más fáciles que se me ocurrieron.

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